Antes de dar a partida e tomar a decisão de introduzir essa modalidade de terceirização em sua empresa, vale a pena entender o conceito de Outsourcing de TI, suas vantagens e eventuais desvantagens, e até que ponto esse serviço pode ser útil e aplicável para a sua empresa.
O que é Outsourcing de TI?
Então vamos a uma definição para descomplicar: trata-se do conjunto de modelos propostos para a terceirização de atividades em serviços de tecnologia da informação que algumas empresas têm adotado ultimamente.
Delegar essas operações a uma empresa especializada, com profissionais treinados e capacitados, é uma alternativa para gastar menos energia com questões bem particulares de TI, que exigiriam muito tempo e esforços dos próprios funcionários, tirando-os do foco de atividades ou entregas mais urgentes. Além disso, a terceirizada presta os serviços de forma escalonável, isto é, em etapas, e de acordo com as necessidades e eventuais problemas que possam surgir dentro do setor tecnológico da companhia.
De acordo com Claudia Fortuna, Gestora de Negócios na Meta, “o principal benefício da contratação desse tipo de serviço é a redução de custos, pois há uma maior previsibilidade das despesas gastas com os profissionais, além de ser extremamente flexível, possibilitando a contratação apenas em projetos pontuais”.
Falando assim, parece o caminho perfeito, certo? De fato, apresenta inúmeras vantagens, mas calma: será que possíveis inconvenientes também poderiam aparecer e atrapalhar os planos de aumento de produtividade e melhoria no andamento das entregas? Vamos analisar a seguir os tipos de Outsourcing de TI e, a partir deles, teremos uma melhor compreensão de o quanto pode ser vantajoso aplicar esse modelo numa organização.
Tipos de Outsourcing de TI
É claro que cada empresa, dependendo do setor em que atua, porte, número de funcionários e stakeholders, vai precisar de determinados serviços em TI. E cada empresa que propõe soluções e a implementação de certos softwares, aplicativos e recursos tecnológicos vai ter um perfil específico.
Portanto, esses aspectos devem ser considerados na hora de escolher a terceirizada e acompanhar a implementação das soluções. Há vários tipos de Outsourcing de TI e diferentes nomenclaturas, de acordo com a prestadora de serviços ou o próprio serviço a ser introduzido. Explicando melhor, há três tipos básicos de prestadoras de Outsourcing e distintas operações que essas empresas podem oferecer.
Antes de iniciar o processo de contratação, é importante fazer uma análise profunda do que o seu negócio está buscando: atualização das ferramentas já existentes ou uma transformação digital que modifique a estrutura tecnológica de forma completa? Talvez deseje simplesmente atuar num determinado ponto da cadeia de valor ou otimizar a etapa final de entrega ao consumidor. Somente um olhar analítico e uma tomada de decisão baseada em dados concretos poderá ajudar a fazer a escolha certa.
Assim, explicaremos agora as diferentes formas de Outsourcing de TI, sejam elas relativas a quem oferece esses préstimos, sejam relativas ao tipo de serviço que se realiza.
Empresas de Outsourcing de TI
- i. Offshore: quando a terceirizada responsável pelas operações está localizada em um país estrangeiro, por exemplo, Índia, China, Alemanha, entre outros. Por uma parte, esses países têm um grande número de profissionais de alta categoria que são capazes de atender às mais variadas situações e desafios no departamento de TI da sua empresa. Porém, a questão cultural ou mesmo linguística pode ser um entrave para que tudo se resolva de forma clara e rápida, sem contar nas práticas de trabalho que regem cada país ou o risco de violar a propriedade intelectual.
- ii. Nearshore: neste caso, a empresa terceirizada também está no exterior, mas num país próximo. Temos quase o mesmo cenário de uma offshore, mas o fuso horário é muito mais próximo e, em geral, as vizinhas da América do Sul, por exemplo, costumam oferecer algumas vantagens custo x benefício. Mas os possíveis problemas são semelhantes aos que já mencionamos nas offshores, incluindo as questões jurídicas internacionais.
- iii. Onshore: localizada em território nacional, a onshore facilita pelos fatores culturais e até pagamento em moeda local, usando os métodos do cotidiano e por meio de bancos “conhecidos”. As leis e contratos funcionam seguindo os códigos do país, não há obstáculos para trocas diretas, o que favorece um maior controle sobre as operações realizadas pelos colaboradores da terceirizada e um melhor resultado em direção à transformação digital das companhias. Outro ponto importante: não há conflitos com assuntos trabalhistas e as auditorias podem ser efetuadas de forma mais ágil, se necessário.
De todo modo, na hora de chamar uma terceirizada, informe-se sobre sua credibilidade no mercado, as operações que já realizou em outras companhias, a expertise na área em que a sua empresa precisa de atendimento e a disponibilidade para fornecer suporte técnico em situações de urgência. Não se esqueça também de checar as políticas de segurança da informação e o compliance com a LGPD vigente no Brasil (Lei Geral de Proteção de Dados nº 13.709/2018). É por isso que a análise prévia é tão importante: ela também ajudará a descobrir a que mãos o seu negócio será entregue e quem vai realizar a transformação digital de que necessita.
Serviços de Outsourcing de TI
Como já foi mencionado anteriormente, há uma lista grande de atividades no âmbito da terceirização de operações tecnológicas, assim como uma quantidade variada de nomenclaturas. Por esse motivo, propomos aqui colocar o foco sobre as principais e mais utilizadas pelas companhias atualmente.
- a) Outsourcing de Comunicação: aqui ocorre o suporte e facilitação para compartilhamento de dados entre setores da empresa e a introdução de aplicativos ou softwares de comunicação direta entre funcionários, otimizando o tempo gasto para o intercâmbio de informações precisas para um aumento na velocidade de entregas e na produtividade. A consequência imediata: agilidade e atendimento eficiente aos clientes;
- b) Outsourcing de Análise de Dados: muitas empresas despendem longas jornadas analisando dados e padrões, o que costuma ser extremamente exaustivo. Nesse ponto, uma terceirizada pode fazer essa tarefa considerada “chata” por muitos, facilitando a tomada de decisões e a aplicação de medidas que impactam positivamente na entrega final.
- c) Outsourcing de Suporte: em imprevistos, panes ou falhas de sistema, a terceirizada de ti se prontifica a resolver rapidamente, mas há mais do que isso neste modelo: funcionários de setores que não atuam diretamente com TI recebem explicações e, se necessário, treinamento e orientação para lidar com as novas ferramentas ou suas versões mais atualizadas.
- d) Outsourcing de Software-as-a-Service (SaaS): o SaaS é um software desenvolvido por um provedor de TI ou disponibilizado por uma terceirizada, usado para o armazenamento de dados (cloud computing), inclusive em grande volume. As facilidades da “nuvem” são muitas: acesso através de qualquer computador, ao mesmo tempo em que os dados se mantêm bem protegidos por patches de segurança, atualizações automáticas e instalação remota.
- e) Outsourcing de Segurança: neste modelo acontece a manutenção dos patches de segurança, protegendo as informações e garantindo a confidencialidade. Mais do que isso, também há um cuidado especial e checagem da compatibilidade entre aplicativos e softwares implementados e existentes/atualizados, evitando perdas de dados, erros e outros problemas que podem se revelar graves na hora de realizar uma entrega para o cliente final.
Vantagens de implementar um serviço de Outsourcing de TI
A partir do item anterior, no qual especificamos os principais serviços oferecidos por uma empresa terceirizada de TI, é possível compreender a variedade de facilidades que podem vir da implementação desse modelo de gestão de sistemas e infraestrutura de TI. Nessa lista entram: redução de custos operacionais e fixos, inovação, alta qualidade, agilidade, facilidade e expertise.
Mas vale pontuar aqui outros elementos igualmente relevantes. O primeiro é o investimento em profissionais gabaritados para resolver questões específicas nesse campo. Claudia Fortuna salienta: “Investir na formação de profissionais é caro”, assim, se o cliente repassa essa tarefa para outra empresa especializada, “isso sai da responsabilidade da sua própria companhia, permitindo se centrar no core business da organização”. O ônus com gestão de carreira, de conflitos ou reposição rápida de colaboradores fica por conta da empresa terceirizada, que possui em seu time não apenas profissionais das ciências exatas e informática, mas até mesmo psicólogos, consultores, business partners, trainees e outros especialistas.
Mais um ponto forte que devemos citar: a flexibilidade de prazos. Contando com esse ás na manga, tudo acontece de acordo com as necessidades do cliente, particularmente os processos de transformação digital que passam pela preparação dos funcionários para a aquisição de habilidades junto às novas tecnologias.
Não podemos deixar de lado também o acompanhamento de performance. Claudia Fortuna exemplifica como se dá o processo na Meta: “Não fazemos apenas a entrega para o cliente, também acompanhamos a performance e os indicadores dos profissionais envolvidos”, e isso ocorre tanto internamente em nível de gestão e em seus nichos particulares.
Claro que nem tudo são flores. E é preciso mencionar eventuais impasses e dificuldades para quem decide tomar esse caminho.
Dilemas, desafios e desvantagens do Outsourcing de TI
É possível usufruir mais das vantagens do Outsourcing de TI quando se realiza previamente um estudo aprofundado das condições da empresa, o que deseja melhorar ou implementar e em que ponto da transformação digital se encontra.
Deste modo, gestores, líderes e colaboradores devem se organizar para identificar os pontos cegos e mensurar as condições para a contratação de uma terceirizada de TI. Caso contrário, o efeito poderá ser inverso ao esperado.
E por parte das terceirizadas não é diferente. O cliente deve, como já sugerimos aqui, fazer uma investigação a fundo para conhecer a prestadora de serviços. Qualquer empresa precisa ter, em primeiro lugar, capacidade de gestão, inclusive para oferecer contratos de alocação, muitas vezes requeridos por grandes empresas.
Vale salientar também, como item extremamente relevante, a saúde financeira, isto é, ser capaz de cumprir com suas responsabilidades junto aos próprios colaboradores para que os clientes não sejam prejudicados ao ver suas atividades paradas. Se uma terceirizada possui dívidas e dificuldades trabalhistas, a contratante sofrerá as consequências e eventualmente poderá ter problemas maiores do que se tivesse mantido a sua equipe atuando na parte de TI, ainda que com desafios e entraves.
Não raramente há terceirizadas de TI oferecendo atendimento rápido na implementação ou atualização de sistemas, mas uma resposta lenta e burocrática. Além de frustrar o cliente e atrasar a corrida em direção à transformação digital, a probabilidade é que o trabalho iniciado em conjunto seja verdadeiramente prejudicado.
Por parte da empresa contratante, é preciso sempre fazer o seguimento dos padrões de qualidade em TI, dos itens de segurança de dados e as métricas aplicadas para avaliar os serviços, evitando a perda da confiabilidade na contratada em qualquer etapa do processo. Ao acompanhar de perto o que a terceirizada propõe e realiza, o cliente fica a par de tudo o que acontece e não corre o risco de gerar conflitos por não ter compreendido ou verificado alguma ação por parte da empresa contratada.
De uma maneira geral, após uma verificação cautelosa de todos esses aspectos, a implantação do Outsourcing de TI no seu negócio costuma ser muito positiva, especialmente para as companhias voltadas para a transformação digital. Para exemplificar, apresentamos aqui o case da Olist, case de sucesso da Meta.
Case de sucesso em Outsourcing de TI
Podemos citar como exemplo de sucesso na implementação de Outsourcing de TI foi o projeto realizado para o Olist, uma startup brasileira que atua no segmento de e-commerce, sobretudo por meio de marketplace.
A parceria teve início com um planejamento de arquitetura para a área de canais de venda e, em seguida, a Meta entrou no Olist com a missão de transformar a tecnologia em alavanca propulsora do crescimento, revendo toda a arquitetura da empresa.
Em um período de dois anos, o Olist, se apoiando na expertise dos profissionais da Meta e em sua capacidade de gestão, conseguiu crescer mais de 200%, triplicar de tamanho e melhorar o esforço de integração a um novo marketplace na plataforma em cerca de 95%. E ainda levou os títulos de “novo unicórnio brasileiro” e “empresa de maior crescimento” na Endeavor, a rede de empreendedores que está à frente das scale-ups que mais crescem no mundo.
Essa união de forças é um claro exemplo de como o Outsourcing de Ti pode funcionar bem. E trouxe um resultado mais do que robusto: o sonho de qualquer líder ou empreendedor tornado realidade.
