O que é mapeamento de processos?
De forma geral, o verbo “mapear” nos traz à mente o delineamento de áreas, espaços e até mesmo do ordenamento de ações, para que possamos nos localizar melhor em qualquer ambiente ou atividade em curso. É por esse motivo que o termo “mapeamento de processos” se aplica tão bem quando nos referimos especificamente ao universo empresarial: consiste no reconhecimento e na caracterização de todas as tarefas e sua inserção numa planilha específica ou fluxograma, que ajudará a entender cada uma das etapas e das dificuldades que podem estar provocando entraves na cadeia produtiva ou na entrega de serviços para os clientes.
Os recursos visuais utilizados em um mapeamento de processos também contribuem para comunicar com clareza os detalhes vitais de um processo, produto ou estratégia. Os dados e informações são dispostos em um esquema de mapa que facilita a análise física de todas as etapas e atividades do setor envolvido. Tudo isso, se conectando às metodologias próprias de cada empresa, dos níveis mais simples aos mais complexos.
Como ressalta Mariana Couto, Líder BPM e GMO da Meta:
“Mapear um processo é entender etapa por etapa, de que forma cada processo é operacionalizado, isto é, tirar uma fotografia do processo corporativo num dado momento”.
Resumidamente, o mapeamento de processos é uma ferramenta para organizar estratégias e, consequentemente, colocá-las em prática; é a oportunidade de ver as suas ideias ganhando vida.
Qual o objetivo do mapeamento de processos?
É claro que, como outras ações e recursos que têm como objetivo alcançar uma visão global da cadeia de produtos e serviços, o mapeamento de processos se dirige à melhoria das etapas de produção, a fim de satisfazer as demandas do cliente e de um mercado tecnológico cada vez mais ágil e competitivo. Mas de que modo um fluxograma pode auxiliar a aperfeiçoar entregas ou corrigir erros?
Em primeiro lugar, o ato de mapear as atividades de uma empresa e quem as realiza nos permite compreender como cada processo é desenvolvido, os custos econômicos e de trabalho implicados, além de fornecer importantes insights sobre os pontos cegos que eventualmente podem inviabilizar uma maior eficiência, tornando a empresa mais competitiva e até uma referência no mercado.
Outro ponto de destaque é a otimização de tempo e resultado das entregas, considerando que o mapeamento de processos dá uma visualização maior de quais são ações necessárias para atingir um objetivo. A padronização de etapas de trabalho também tem um papel importante para que os serviços oferecidos sejam mais efetivos e rentáveis.
O mapeamento de processos também pode ser relacionado com a redução de erros operacionais, juntamente com outras ações que objetivam o aumento de produtividade e controle econômico, como automatização de processos, rastreio de falhas, acompanhamento de resultados e comunicação linear e transparente, por exemplo.
Só que não acaba por aí! Além de trazer vantagens competitivas que impactam os resultados macro da sua empresa, o mapeamento de processos também interfere diretamente no dia a dia dos seus colaboradores. Por isso, ele é tão importante para evolução expansiva das estratégias de um negócio.
A equipe pode usar o mapeamento de processos como um guia para atingir metas e, se necessário, rever e transformar processos que não fazem mais sentido. Assim, todos conseguem contribuir e identificar pontos de melhoria, em um trabalho fluido e que conecta times de liderança e operação.
Por que é preciso fazer o mapeamento de processos?
As equipes envolvidas e, principalmente, o gestor sabem que há alguma lacuna ou ponto cego em determinado ponto da cadeia de produção e entrega, mas não sabem exatamente qual ou como eliminá-lo. Por esse motivo, um olhar panorâmico é de extrema valia nessas circunstâncias. Mariana Couto salienta que essa tarefa é assumida pelos profissionais especializados, que vão analisar junto ao cliente todas as operações da empresa, identificando na raiz as dores e dificuldades enfrentadas. Assim, a partir da tecnologia, esses obstáculos podem ser vencidos.
Portanto, além de facilitar a compreensão geral e detalhada do que é realizado em cada setor da empresa, fazer o mapeamento de processos garante a líderes e gestores, e aos próprios colaboradores, a identificação de possíveis falhas ao longo da execução de tarefas que anteriormente não eram vistas com precisão. E claro, é mais do que isso: a partir desse “mapa” ou fluxograma, chega-se à transformação digital dessas mesmas atividades, dinamizando a empresa como um todo e colocando-a no patamar de desenvolvimento tecnológico exigido atualmente.
“O mapeamento funciona como um ponto de partida ou um assessment para a implementação de sistemas integrados ou de células ágeis, ou ainda da robotização de atividades que até então eram manualmente efetuadas e que também comprometiam a agilidade e a qualidade dos serviços”, destaca Mariana Couto.
Evidentemente, há diversas possibilidades de realizar essa cartografia corporativa que deseja solucionar os entraves que atrapalham o avanço da companhia em direção a uma digitalização condizente com os dias de hoje.
Mapeamento de processos operacionais
Não há dúvidas de que realizar uma tarefa desse porte deve contar com uma série de etapas que não são concluídas de uma só vez.
O primeiro passo a ser dado consiste na etapa AS IS (do inglês, “como está”), na qual observa-se o modo como a empresa efetua cada uma de suas tarefas antes de chegar no momento final de entrega ao cliente. Quase como um check-up do médico, a análise alcança os mínimos detalhes, explorando os pontos fortes e os que precisam de maior atenção ou melhoria.
A seguinte fase é chamada de TO BE (também do inglês, algo do tipo “como será”) e nela projetamos as possibilidades de desenvolvimento de projetos que podem subsanar as dificuldades verificadas na AS IS. Na TO BE, avaliam-se quais os melhores caminhos a seguir, considerando o tipo de empresa, segmento de atuação, porte, familiaridade dos gestores e colaboradores com ferramentas digitais.
Por fim, a etapa conclusiva consiste em colocar todos os conhecimentos e dados em prática, não sem razão, este passo final é conhecido como TO DO. A partir do mapeamento e de todas as informações colhidas, é possível propor ao cliente uma solução apropriada, de acordo com o ambiente corporativo e as expectativas a curto e médio prazo. Do mesmo modo, a TO DO viabiliza a aplicação de uma transformação digital que não apenas resolverá os problemas anteriores, mas permitirá que a companhia dê um salto para se posicionar na realidade atual do mercado.
Mas existiria um único meio de efetuar esse mapeio? Absolutamente! Existem diversos modelos possíveis para fazer esse check-up e alcançar a tarefa final. É o que veremos a seguir.
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Mapeamento de processos e Fluxograma
Dentre os tipos de mapeamento de processos e fluxogramas disponíveis, não existe um mais eficaz ou ineficaz. A verdade é que todos têm a sua própria função e devem ser utilizados conforme a necessidade, estratégia e maturidade do seu negócio. Por isso, é importante entender os objetivos específicos de cada um e como eles se relacionam em sua totalidade.
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Fluxograma
Também conhecido como flowchart, o fluxograma desenha as etapas de um processo e facilita o entendimento do mesmo, através de uma sequência de formas e símbolos gráficos que vão se conectando um ao outro. Dessa forma, é possível identificar oportunidades de melhoria e simplificar análises de resultados.
Apesar de ser possível criar a sua própria metodologia, existem alguns padrões de figuras para definir as etapas de um processo de fluxograma. O oval representa o início ou fim, o retângulo a atividade a ser executada, o losango as tomadas de decisões, a seta a direção de fluxo, dentre outras regras de uso.
O fluxograma é uma ótima opção para começar o seu mapeamento de processo. Além de ser visualmente mais simples de entender, é possível criá-lo em diversas plataformas on-line e, até mesmo, em programas de documentos e planilhas. Mas vale ressaltar que, assim como em qualquer processo, ele demanda testes, dedicação e acompanhamento.
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Fluxograma horizontal
Em uma versão mais complexa e aprimorada do tradicional, o fluxograma horizontal completa as lacunas que, em alguns casos, não conseguem ser supridas pelo seu modelo anterior. Isso porque nele é possível adicionar mais detalhes e informações em cada etapa, em uma espécie de matriz com algumas regras específicas.
Para facilitar a visualização desse tipo de mapeamento de processo, considere o seguinte exemplo: existe um eixo horizontal que representa as etapas de um processo; no eixo vertical, encontram-se as unidades responsáveis por cada ação; entre os eixos, estão as atividades necessárias para completar o objetivo do mapa.
Pode parecer complicado, mas o fluxograma horizontal acaba se tornando ainda mais fácil de ser executado – depois da familiarização da equipe com o mesmo -, considerando a sua riqueza de detalhes e distribuição clara de responsabilidades. Recomenda-se o suporte de um especialista para criar um fluxograma horizontal eficaz e que atenda verdadeiramente os objetivos da sua organização.
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VSM ou Mapeamento do Fluxo de Valor
Ideal para mapeamento de processos de fluxo de informações e materiais, VSM (Value Stream Mapping) ou Mapeamento do Fluxo de Valor é uma ferramenta para equilibrar oferta e demanda, que bebe da fonte de métodos e soluções de Lean Manufacturing (Manufatura Enxuta em português).
Assemelhando-se bastante ao fluxograma tradicional, esse tipo de mapa identifica etapas que trazem vantagens ao produto e, consequentemente, contribui para eliminação de processos falhos, como desperdícios de recursos e tempo de produção. É uma ótima opção para evoluir operações e cadeias de logística.
Para aplicar o VSM na sua empresa, antes de mais nada, é preciso decidir o fluxo que será mapeado e desenhar a fluidez do processo, estabelecendo todas as ações necessárias para gerar mais valor e eficiência nas entregas ao cliente. Para isso, você pode contar com o apoio de especialistas que tornarão o processo mais rápido e acertado.
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SIPOC (Supplier, Input, Process, Output & Customer)
O significado da sigla SIPOC já diz muito sobre os seus objetivos como mapeamento de processos: Supplier (Fornecedor), Input (Entrada), Process (Processo), Output (Saída) e Customer (Cliente). Resumidamente, a técnica baseia-se nos cinco termos anteriores para validar entradas e saídas de sistemas e processos.
Em uma constante melhoria de segmentos corporativos, o SIPOC dá uma visão mais prática de quais devem ser as suas principais metas em um mapeamento de processos, possibilitando que todas as partes envolvidas estejam na mesma página. Os modelos de Gestão Lean, especialmente Six Sigma, são os métodos mais utilizados.
Para aplicá-lo em sua organização e aproveitar todas as suas vantagens e oportunidades, é preciso assegurar que os seus diagramas estejam consistentes e sempre atualizados, de acordo com as novas necessidades que surgirem. Para uma total integração do SIPOC, recomenda-se o apoio de um especialista em mapeamento de processos.
O caso particular do BPMN (Business Process Model and Notation)
Considerado o modelo de mapeamento de processos mais utilizado internacionalmente, o BPMN – Modelo e Notação de Processos de Negócios em portugues – possui uma instituição normativa oficial que utiliza linguagem, métodos e cores pré-estabelecidas, e, assim, se tornando uma ferramenta de entendimento global.
Dentre os seus principais benefícios, destacam-se a sua riqueza de detalhes, amplamente entendida por todos os envolvidos no projeto, e sua diagramação de fácil comunicação e colaboração, o que, consequentemente, acaba afetando positivamente as entregas de resultados.
Mariana explica detalhadamente algumas vantagens do BPMN:
“Com este modelo, produzimos diagramas padronizados que podem ser lidos e interpretados por diferentes participantes e níveis organizacionais e, assim, comunicar de maneira uniforme o fluxo do processo.”
No entanto, clientes menos familiarizados com TI podem encontrar dificuldades ao lidar com este método de mapeio, por utilizar objetos mais técnicos para representar os diferentes elementos do processo. Nesse cenário, a Meta propõe a ferramenta ARIS e sua notação nativa EPC (Cadeia de Processos Orientada a Eventos), que é mais intuitiva e prática de usar, reduzindo ainda mais o tempo dedicado à identificação de problemas da empresa e facilitando a implementação de soluções como a SAP.
Para implementar esse ou qualquer outro tipo de mapeamento no seu negócio, dada a variedade de opções e possibilidades, é indispensável ter um escopo de processos bem definido. Nesse sentido, é importante ressaltar que contar com o suporte de especialistas com experiência em fluxos e diagramas também pode ser decisivo para criação de um mapa eficiente e com níveis de detalhamento satisfatórios. As escolhas feitas serão determinantes para a resolução de problemas e para alcançar o sucesso almejado e transformação digital requerida.
