Início Cases Sicoob reduz R$3 milhões em custos operacionais

Solução Meta

O escritório de processos, que tem a Meta como principal parceiro, foi premiado no último Banking Transformation e reduziu em até R$ 3 milhões os custos operacionais da instituição

Com presença nacional, o Sicoob, maior sistema financeiro cooperativo do país, é formado por 14 cooperativas centrais e 300 singulares e conta com mais de 7 milhões de cooperados. Para garantir uma performance corporativa eficaz, a instituição investe nos últimos anos no crescimento e amadurecimento do escritório de processos. A Meta é uma das principais parceiras nesta iniciativa desde 2021 e leva transformação digital aos processos para que atendam aos objetivos estratégicos do negócio.

A atuação do escritório de processos se dá por meio de três pilares: automação, redesign e indicadores. A parceria com a Meta teve início quando o time de gerenciamento de processos precisava dar uma resposta rápida a uma demanda de capacidade e maturidade do escritório que já estava em andamento desde 2019. Por isso, o foco inicial da parceria para a transformação digital da área foi a robotização.

“A Meta chega em um momento importante que é de fortalecimento do escritório de processos. Tínhamos um time pequeno, muitos desafios a conquistar e a necessidade de incorporar com profissionais qualificados, que tivessem experiência no mercado e que pudessem guiar conosco esse conjunto de iniciativas de transformação de processos e automação de processos”, afirma George Laporta, Gerente Nacional de Performance Corporativa do Sicoob.

“A expertise da Meta em robotização foi essencial. Somado a isso, a experiência nesse trabalho com grandes empresas de diferentes setores, uma metodologia e forma de relacionar com o cliente própria e muito próxima, flexível, que passa inclusive pela capacitação dos times internos do cliente. No início do contrato contamos com coaching promovido pela meta para nossos profissionais que nos ajudou muito na implementação das melhores práticas do mercado e no processo de amadurecimento do escritório como um todo. Esses foram os diferenciais que nos fizeram optar pela parceria”, destaca Marco Aurélio Mafra, Líder de Gestão de Processo do Sicoob.

Desde o início da parceria, o escritório deu um salto em processos robotizados, de quatro, na época, para 30 processos que contam com RPA atualmente. “Hoje percebemos que a jornada de transformação está assertiva com relação aos tempos e movimentos. Temos padrões estruturados, métodos claros de como chegar aos resultados. E, graças à parceria com a Meta, estamos hoje colhendo os frutos. Conseguimos escalar para mais de 40 iniciativas”, conta Laporta.

A capacidade de tocar iniciativas tanto de automação quanto de redesign também aumentou. “Antes da chegada da Meta, nós tínhamos a capacidade de atuar em dois processos, em média, simultaneamente por iniciativa, considerando que uma iniciativa pode levar meses, de acordo com a complexidade. Com a entrada dos recursos da Meta temos capacidade de tocar oito iniciativas em paralelo.

Para além da automação dos processos, o escritório sustenta a visão de que, mais do que robotizar, é necessário transformar os processos. Segundo Laporta, “Nosso principal foco está na transformação dos processos e a automação é o meio. Então, após dar vazão à pauta inicial de automação, ao longo da parceria, passamos a dar ênfase para o redesign e a aprofundar nossa atuação para responder: Como os processos podem agregar mais valor a toda nossa cadeia de negócios? A partir daí, incorporamos os aspectos de redesign para que eles casem com a automação.

Para isso, a parceria, que iniciou com 2 profissionais dedicados, aumentou gradualmente e hoje conta com cinco profissionais de diferentes especialidades que atuam exclusivamente no projeto de escritório de processos. Para Mariana Couto, Líder BPM e GMO da Meta, parte do sucesso da parceria se deve à Meta ter muita experiência em diferentes segmentos de negócios que atuam com diversos processos e isso permite uma robustez de metodologia de processos, trabalhando com o ciclo completo de análise de processos de negócios e diversidade de experiência em projetos de diferentes segmentos. “Trabalhamos com grandes indústrias tanto de varejo quanto de serviços e isso nos ajuda a ter uma visão ampla de melhores práticas. O que faz mais sentido em termos de processos, podemos encontrar na expertise que tivemos em outro segmento”, explica Mariana.

Prêmio Banking Transformation 2021

Uma das principais iniciativas do escritório de processos contou tanto com um trabalho de redesign quanto de automação para reduzir o tempo de resposta da entidade para os pedidos de fraude em cartão de crédito, que duplicaram durante a pandemia com o boom de compras online. O Sicoob, portanto, transformou um imenso estoque de chamadas e um case de sucesso do escritório de processos.

Ao aliar as frentes de redesign e robotização, a instituição conseguiu reduzir o tempo de resposta de 130 dias para 50 dias e conquistou a premiação na categoria eficiência operacional entre outras 120 instituições financeiras. “A parceria com a Meta foi muito importante na transformação do processo de contestação, pois conseguimos ter profissionais qualificados e dedicados para essa iniciativa”, lembra Mafra.

Maior visibilidade para a área

O processo de transformação gerou maior visibilidade para o escritório de processos entre as áreas, ampliando também a atuação para processos estratégicos para o negócio, como as áreas de cartões, crédito e consórcio, e na geração de valor tanto para as cooperativas quanto para os cooperados.

Dentro desse conjunto de elementos que passam também por estratégias e projetos, pela disponibilidade de dados (tempestivos e qualificados para a tomada de decisão), o escritório de processos tem a dimensão de conseguir nutrir o conjunto de esforços que vão permitir para que tenhamos a operação sustentada no dia a dia da melhor forma para entrega de valor para os cooperados.

Então é o escritório de processos que vai ajudar as lideranças, gestores, técnicos que fazem o dia a dia acontecer no Sicoob a terem informações instrumentos que vão permitir observar se o que está sendo executado está sendo feito da melhor maneira, entregando efetividade, eficácia e eficiência.

“O escritório de processos do Sicoob deu um salto em processos robotizados, de quatro, na época, para 30 processos que contam com RPA atualmente. Hoje percebemos que a jornada de transformação está assertiva com relação aos tempos e movimentos. Temos padrões estruturados, métodos claros de como chegar aos resultados. E, graças à parceria com a Meta isso, estamos hoje colhendo os frutos. Conseguimos escalar para mais de 40 iniciativas”

George Laporta, Gerente Nacional de Performance Corporativa do Sicoob.

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